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Demande d'inscription d'une résolution à l'ordre du jour : le Syndic doit réouvrir les enveloppes s'il est toujours à temps...

Le 04 juin 2017

Dans sa version initiale, l'article 10 du Décret du 17 mars 1967, relatif aux demandes d'inscriptions à l'ordre du jour, prévoyait que :

"Dans les six jours de la convocation, un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical, s'il en existe un, notifient à la personne qui a convoqué l'assemblée les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour.

Ladite personne notifie aux membres de l'assemblée générale un état de ces questions cinq jours au moins avant la date de cette réunion".

Le délai dans lequel les demandes d'ordre du jour complémentaire devaient être notifiées était donc précisément encadré.

Tel n'est plus le cas depuis que le décret du 27 mars 2004 a réécrit l'article 10 en ces termes : 

"A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante".

Cette rédaction, moins précise que la précédente, laisse une question en suspend : à partir de quel moment doit-on considérer que la demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour est tardive et que, par conséquent, le Syndic n'est pas tenu de l'inscrire ?

La Cour d'appel de PARIS vient récemment de rendre une décision très rigoureuse à l'égard des Syndics, dans les termes suivants : 

" Z [le syndic] fait valoir qu’il s’est trouvé matériellement dans l’incapacité de faire droit à la demande d’inscription car les convocations étaient déjà sous pli lors de la réception du courrier, que l’ordre du jour était déjà arrêté en accord avec le conseil syndical et que la résolution était mal formulée  ;

En l’espèce, Mme B a adressé par lettre recommandée avec accusé de réception du 25 avril 2013 une demande d’inscription à l’ordre du jour d’une résolution ainsi libellée: 'Renouvellement du mandat confié au syndic ou désignation d’un nouveau syndic et fixation de la durée de son mandat et de ses honoraires (candidature jointe à l’ordre du jour du cabinet N O’ ;

L’accusé de réception fait apparaître que ce courrier, auquel était joint le projet de contrat de la société N O, est parvenu à M. Z [le syndic] le 26 avril 2014  ;

La convocation à l’assemblée générale du 10 juin 2013 adressée aux copropriétaires est datée du 30 avril 2013  ;

Compte tenu du délai restant à courir avant l’assemblée générale (fixée au 10 juin 2013), M. Z était en mesure de rajouter à l’ordre du jour déjà prévu la demande adressée par Mme B" (CA Paris, 25 janvier 2017, n° 15/05716).

Ainsi, le fait que les convocations soient déjà sous pli au moment de la réception de la demande d'inscription n'est pas suffisant, dès lors que, compte tenu de la date de l'Assemblée Générale, l'envoi des convocations peut être décalé et que celles-ci, bien que sous pli, n'ont pas encore été postées.

La date de l'Assemblée Générale (et, par conséquent, la date limite d'envoi des convocations), est donc déterminante.

En ce sens, la Cour d'appel relève d'ailleurs expressément, plus en avant de la décision, que "la convocation pouvait être envoyée avec l’ordre du jour complémentaire demandé par Mme B au cours des 10 ou 15 premiers jours du mois de mai 2013 et non pas le 30 avril".

Le Syndic aurait donc dû stopper l'envoi pour compléter la convocation.

En l'occurrence, la question non inscrite portait sur le renouvellement du mandat du Syndic actuel et, à défaut, sur la proposition d'un nouveau mandat.

La Cour d'appel a considéré que " les premiers juges ont exactement relevé que le non respect de l’ordre du jour complémentaire, qui soumettait à l’assemblée la candidature d’un deuxième syndic, a altéré le vote des copropriétaires, du fait qu’il a eu pour effet de priver ces derniers d’un choix entre deux syndics".

La résolution renouvelant le mandat du Syndic a donc été annulée, et ce dernier a été condamné à garantir le Syndic des frais de procédure (art. 700 CPC) et des honoraires de l'administrateur judiciaire ayant dû être désigné du fait de l'absence de syndic.