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Syndic de copropriété démissionnaire : il faut désigner un secrétaire avant son successeur.

Le 22 avril 2019

La désignation d’un secrétaire de séance est une formalité substantielle, dont le non respect entraîne la nullité de l’assemblée générale .

L’article 15 du décret du 17 mars 1967 prévoit que "Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale'".

Ainsi, le syndic en exercice assurant d’office le secrétariat de la séance, il n’est pas besoin d’un vote pour le désigner, sauf si l’assemblée générale entend désigner un autre secrétaire.

En d'autres termes, le syndic en fonction le jour de l'Assemblée Générale est secrétaire de séance si aucun votre contraire n'intervient.

Mais dans ce cas, qui est le plus fréquent en pratique, que se passe-t-il si son mandat expire en cours d'Assemblée, soit qu'il ne soit pas réélu, soit que l'Assemblée décidé de résilier son mandat, soit qu'il démissionne ?

Dans un arrêt du 27 mars 2019, la Cour d'appel de PARIS juge que :

"Le départ du syndic démissionnaire, assurant le secrétariat de séance en application des dispositions de l’article 15 précité, exige un vote immédiat de l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 pour désigner son remplaçant, faute de quoi les décisions prises postérieurement sont nulles" (CA Paris, Pôle 4 - chambre 2, 27 mars 2019, n°17/01718).

En l'occurence, la société Archigestim, syndic, avait assuré la fonction de secrétaire de séance jusqu’à la résolution n° 9 ayant voté le non-renouvellement  de son mandat.

La résolution n° 10 avait ensuite désigné la société Cabinet Maurice Burger comme nouveau syndic ; le secrétaire de séance n’avait cependant été désigné qu’à la résolution immédiatement postérieure portant le numéro 10 bis.

La Cour d'appel de PARIS considère que, à la fin de la résolution n°9, l'Assemblée Générale s'est trouvée dépourvue de secrétaire.

Elle en déduit que la résolution n°10 désignant le nouveau syndic a été adoptée sans secrétaire de séance, puisqu'il ne sera désigné qu'ultérieurement à la résolution n°10 bis.

En défense, le syndicat des copropriétaires a tenté de faire valoir qu’en cas de remplacement du syndic, il existerait une simultanéité entre le vote sur la nomination du syndic et celui du secrétaire de séance ; autrement dit, que la désignation du syndic à la résolution n°10 valait désignation du secrétaire.

Mais cet argument est rejeté par la Cour, qui considère que "la simultanéité entre le vote sur la nomination du syndic et celui du secrétaire de séance n’est possible que si le non renouvellement du précédent syndic et la désignation du nouveau syndic ont été voté dans la même résolution ce qui n’est pas le cas en l’espèce".

Autrement dit, la résolution n°9 aurait pu porter à la fois sur le non renouvellement du mandat et la désignation du nouveau syndic, dès lors que l'ancien syndic était encore secrétaire lors du vote de cette résolution ; elle était donc régulière sur ce point.

Mais en l'occurrence, les votes ayant été scindés en plusieurs résolutions (non renouvellement / désignation du nouveau syndic / désignation du secrétaire), la désignation du secrétaire aurait dû précéder celle du nouveau Syndic.

Et la sanction est sévère : considérant que "la résolution n° 10 n’a pas été votée régulièrement au regard des dispositions de l’article 15, alinéa 2 du décret du 17 mars 1967, dont il ressort que la désignation d’un secrétaire de séance est une formalité substantielle", la Cour annule non seulement la résolution n°10, mais également toutes celles votées ultérieurement jusqu'à la fin de l'Assemblée Générale.

En conclusion : aucun vote ne doit intervenir sans désignation préalable d'un secrétaire de séance. Si le syndic assume cette fonction mais perd son mandat, il faut donc veiller à désigner immédiatement un nouveau secrétaire à la majorité de l'article 24 avant d'élire son successeur.